Privacy & Personal Data Protection Notice

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

  1. COLLECTION OF PERSONAL DATA

Pursuant to the requirement of the Personal Data Protection Act 2010, Messrs H. S. Tay, Baharin & Partners (hereinafter referred to as “HST”) is issuing this notice to all of HST’s valued customers.

By interacting with HST, engaging HST’s services, submitting information to HST, or otherwise during the course of dealings between you and HST, you will be requested to disclose and to provide to HST from time to time or have provided to HST your personal data, and you hereby acknowledge, agree and consent to HST, HST’s service providers and/or third parties appointed by HST on your behalf, to collect, record, use, hold, process, store and/or handle your personal data for purposes and in the manner set forth in this notice. You further acknowledge to HST that all personal data provided are made voluntarily. However, in the event you do not provide HST with your personal data, HST may not be able to provide services which you require, effectively and efficiently.

HST will process your personal data as listed below which have/has been provided by you, whether directly or indirectly to HST or any of HST’s personnel/ employees, by whatsoever means and/or in whatsoever manner or through a variety of other lawful sources, including but not limited to any banks, financial institutions, service providers, third parties, public information sources, search services:

  1. name, occupation, job title and business or company name;
  2. age, gender, date of birth, place of birth, national registration identity card number, passport number, business or company’s registration number, photograph;
  3. race, ethnic origin, nationality;
  4. contact information including residential or postal address, email address, phone number, fax number, registered address or business address;
  5. marital status, details of spouse, details of parents, details of children, income range, employer;
  6. income tax details, bank account details;
  7. such other relevant information to enable HST to provide you with HST’s service;
  8. any personal data derived from any legal documentation including but not limited to Share Sale Agreement, Offer to Purchase/Rent, Sale & Purchase Agreement, Facilities Agreement, Loan Agreement, Tenancy Agreement, Employment Contract, Will, Letter of Administration, Grant of Probate, Power of Attorney, Birth Certificate, Death Certificate and any other documents; and
  9. any other information not specially mentioned herein that relates directly or indirectly to you, who can be identified or are identifiable from that information, or is capable of doing so,

(collectively hereinafter referred to as “the Personal Data”).

In the event you provide HST with any personal data relating to a third party, you represent to HST that you have notified the third party of the terms of this notice, have obtained his/her consent thereto and that the personal data is given voluntarily, accurately and complete.

Your personal data may be/ will be/is being collected, recorded, used, held, processed stored and/or handled by HST for, amongst others, the following purposes: –

  1. to provide and/or complete HST’s services;
  2. to verify your identity;
  3. to comply with any legal or regulatory requirements including applicable laws, regulations, directions, court orders, by-laws, guidelines, circulars, policies, procedures, codes of practice issued by relevant authorities;
  4. for delivery of vacant possession, keys handover, housing loans, customers care;
  5. for administrative purposes and business operations;
  6. for processing payments and billing purposes;
  7. for updates, contact and communications purposes;
  8. to respond to your enquiries, feedbacks and/or suggestions;
  9. for the administration of justice;
  10. matching any data held by HST relating to the services provided by HST;
  11. managing the security of HST’s premises, facilities and technology infrastructure;
  12. to investigate complaints and suspected suspicious transactions;
  13. for conducting training and awareness programs, client promotional activities, marketing and client profiling activities in connection with HST’s services and related deliverables; and
  14. for such other purposes relating to any of the above or relevant to the services provided by HST.

HST will keep your personal data confidential but you hereby consent and authorize HST to disclose your personal data to the following categories of parties :

  1. any person to whom HST is required to do so by any laws, regulations, rules, directions, guidelines and other similar requirements or in response to a competent or government agency, law enforcement agencies, whether local or overseas;
  2. HST’s business partners or associates in relation to providing you with HST’s services;
  3. government agencies, statutory authorities, and industries regulators;
  4. HST’s auditors, advisers, consultants, experts, accountants, lawyers or other financial or professional advisers;
  5. agents, bankers, insurers, valuers, contractors or any other third party service providers who provide legal, operational or administrative services;
  6. any other party to whom you authorize HST to disclose your personal data; and
  7. all other persons or bodies who provide HST with services necessary and/or incidental to HST’s business.

HST may also disclose the personal data if required to do so by law, regulations or in good faith, or if such action is necessary to :

HST shall keep and process your data in a secured manner. HST endeavors, where practicable, to implement the appropriate administrative and security safeguards and practical procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorized or unlawful processing of your personal data and the accidental loss, misuse, modification, alteration or destruction of, or damage to, your personal data.

HST endeavors to ensure that the personal data is accurate, complete, not misleading and kept up-to-date. You hereby acknowledge to HST that any personal data provided is accurate, complete, not misleading and is up-to-date. It is your right as a data subject to have access to your personal data and to correct, amend, vary, modify or delete your personal data in which you have provided to HST where the personal data is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date and in this respect, you may write to HST to : –

  1. check if HST holds or uses your personal data and request access to your personal data;
  2. request for correction and/or update of any of your personal data which in inaccurate, incomplete or not up to date;
  3. request for explanation on the policies and procedures in respect of your personal data provided to HST;
  4. request HST to limit the process of your personal data, including the personal data limiting to the person who may be identified from your personal data; or
  5. inform HST on your withdrawal (in full or in part) of your consent given previously to HST subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable duration of time for the withdrawal of consent to be affected,

except where compliance with a request to such access or correction is refused under the Personal  Data Protection Act 2010.

Kindly take note that your request pertaining to the above shall only be effective only upon HST’s acknowledgment of receipt thereof and may be subject to applicable laws and/or prescribed fees under any prevailing data protection laws. Notwithstanding the withdrawal of your consent, HST may still process your personal data under circumstances permitted by law.

For any queries, concerns and/or request pertaining to the above, please contact HST at :-

E-mel : general@hstaybp.com.my

Melalui surat kepada HST di : No. 37-3, The Boulevard,
Mid Valley City, Lingkaran Syed Putra,
59200 Kuala Lumpur

In the event of any inconsistency or conflict between the English language version and the Bahasa Malaysia language version of this notice, the English language version shall prevail over the Bahasa Malaysia language version to the extent of such inconsistency or conflict.

HST reserves the right to review, modify, update and/or amend this notice from time to time without any further notice to you, to reflect the changes in law and/or business practices. The updated version of the notice shall apply and supersede any and all previous version(s). In view thereof, we encourage you to check the latest version (if any) with HST or by visiting HST’s website at https://www.hstaybp.com.my/ . By continuing to engage HST’s services or to instruct HST to act for you after communication of latest version of notice, you are deemed to have accepted and consented to the revision.

CONSENT

I/We hereby acknowledge that I/We have read and understood this notice on personal data and by singing this, I/We consent to the use of my/our personal data in accordance with the terms of this notice on personal data privacy policy.

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

  1. PENGUMPULAN DATA PERIBADI

Menurut peruntukan dari Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, Tetuan H. S. Tay, Baharin & Partners (selepas ini dirujuk sebagai “HST”) dengan ini mengeluarkan notis ini kepada semua pelanggan / anak guam HST yang dihargai.

Melalui interaksi bersama HST, perlantikan HST, mengemukakan maklumat kepada HST atau dalam perurusan-perurusan di antara anda dan HST, anda akan diminta untuk mendedahkan dan membekalkan maklumat peribadi kepada HST dari semasa ke semasa atau sekiranya anda telah memberikan maklumat peribadi anda kepada HST, dengan ini anda telah mengakui, bersetuju dan membenarkan HST, pembekal servis kepada HST dan/ atau pihak ketiga yang telah dilantik oleh HST bagi pihak anda, untuk mengumpul, merekod, mengguna, memegang, memproses, menyimpan dan/ atau mengendalikan data peribadi anda bagi tujuan dan dengan cara yang dinyatakan dalam notis ini. Anda seterusnya mengakui kepada HST bahawa kesemua maklumat data peribadi yang dibekalkan adalah dibuat secara sukarela. Walaubagaimanapun, sekiranya anda tidak membekalkan maklumat data peribadi anda kepada HST, HST mungkin tidak dapat menyediakan perkhidmatan seperti yang anda perlukan secara efektif dan efisien.

HST akan memproseskan maklumat data peribadi anda seperti yang tersenarai di bawah dan telah anda bekalkan samada secara langsung atau tidak langsung kepada HST atau mana- mana individu /pekerja HST, dengan apa-apa maksud dan/atau apa-apa cara atau melalui pelbagai sumber-sumber yang sah, termasuk tetapi tidak terhad kepada mana-mana bank, institusi kewangan, pembekal perkhidmatan, pihak ketiga, sumber maklumat awam, khidmat carian:

  1. nama, pekerjaan, pangkat dan perniagaan atau nama syarikat;
  2. umur, jantina, tarikh lahir, tempat lahir, nombor kad pengenalan, nombor paspot, nombor pendaftaran perniagaan atau syarikat, foto;
  3. bangsa, etnik asal, warganegara;
  4. maklumat kontak termasuk alamat tempat tinggal dan pos, alamat e-mel, nombor telefon, nombor faksimili, alamat berdaftar atau alamat perniagaan;
  5. status perkahwinan, maklumat pasangan, maklumat ibu bapa, maklumat anak-anak, julat pendapatan, majikan;
  6. butiran cukai pendapatan, butiran akaun bank;
  7. maklumat lain yang berkaitan untuk membolehkan HST menyediakan perkhidmatan HST;
  8. apa-apa maklumat data peribadi yang diperolehi daripada apa-apa dokumentasi undang-undang termasuk tetapi tidak terhad kepada perjanjian penjualan saham, surat tawaran pembelian/ penyewaan, perjanjian jual beli, perjanjian fasiliti, perjanjian pinjaman, perjanjian sewa, kontrak perkerjaan, wasiat, surat kuasa pentadbiran, geran probet, surat kuasa wakil, sijil lahir, Sijil mati dan dokumen-dokumen lain; dan
  9. lain-lain maklumat selain daripada yang dinyatakan di atas yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan anda, yang boleh dikenalpasti daripada maklumat tersebut atau berkemampuan untuk berbuat demikian,

(selepas ini secara kolektif dirujuk sebagai “Data Peribadi”).

Sekiranya anda mengemukakan sebarang maklumat data peribadi berkaitan dengan pihak ketiga kepada HST, anda membuat representasi kepada HST bahawa anda telah memberitahu pihak ketiga tersebut tentang syarat-syarat notis ini, telah memperolehi kebenaran dari pihak ketiga tersebut dan maklumat data peribadi tersebut telah diberi secara sukarela, tepat dan lengkap.

Data peribadi anda mungkin/ akan/ boleh dikumpul, direkod, digunakan, dipegang, diproses, disimpan dan/ atau dikendalikan oleh HST untuk tujuan-tujuan seperti berikut:-

  1. untuk melaksanakan dan/ atau menyempurnakan perkhidmatan HST;
  2. untuk mengesahkan identiti anda;
  3. untuk mematuhi kewajipan di bawah undang-undang termasuk undang-undang berkaitan, peraturan-peraturan, arahan, perintah mahkamah, garis panduan, pekeliling, polisi, prosedur, kod amalan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa yang berkaitan;
  4. untuk serahan milikan kosong, serahan kunci, pinjaman perumahan, khidmat pelanggan;
  5. untuk tujuan pentadbiran dan operasi perniagaan;
  6. untuk tujuan pemprosesan bayaran dan kutipan bil;
  7. untuk kemas kini, kontak dan tujuan komunikasi;
  8. untuk menjawab kesemua pertanyaan, maklum balas dan/ atau cadangan anda;
  9. untuk pentadbiran/pengekalan keadilan;
  10. padanan sebarang data yang dipegang oleh HST berkaitan dengan servis/perkhidmatan yang disediakan oleh HST;
  11. menguruskan keselamatan premis HST, fasiliti dan infrastruktur teknologi;
  12. untuk menyiasat aduan dan transaksi yang mencurigakan;
  13. untuk menjalankan latihan dan program kesedaran, aktiviti promosi pelanggan, pemasaran dan aktiviti profil pelanggan berkaitan dengan khidmat HST dan penyampaian yang berkaitan; dan
  14. untuk lain-lain tujuan yang berkaitan dengan mana-mana perkara di atas atau berkenaan dengan perkhidmatan/servis HST.

HST akan merahsiakan data peribadi anda tetapi anda dengan ini memberi persetujuan dan kebenaran kepada HST untuk mendedahkan data peribadi anda kepada pihak-pihak yang tersebut di bawah:

  1. mana-mana pihak yang HST perlu/wajib memperuntukkan data peribadi berdasarkan undang-undang berkaitan, peraturan-peraturan, arahan, garis panduan dan lain-lain keperluan/ permintaan yang serupa atau sebagai respons/ tindak balas terhadap pihak berkuasa berwibawa atau agensi kerajaan, agensi penguatkuasaan undang-undang, samada tempatan atau luar negara;
  2. rakan kongsi perniagaan atau rakan sekerja/ perniagaan HST yang berkaitan dengan perkhidmatan yang diberikan oleh HST kepada anda;
  3. agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun dan pegawai selia industri;
  4. juru audit, penasihat, perunding/ konsultan, pakar, akauntan, peguam atau lain-lain penasihat kewangan atau professional bagi HST;
  5. ejen, pegawai Bank,  pembekal-pembekal insurans, juru nilai, kontraktor atau mana-mana pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan undang-undang, operasi atau pentadbiran kepada HST;
  6. mana-mana pihak yang anda memberi kuasa kepada HST untuk mendedahkan data peribadi anda; dan
  7. semua individu dan badan-badan atau organisasi yang menyediakan perkhidmatan yang diperlukan dan / atau berkaitan dengan perniagaan/ perkhidmatan HST.

HST juga boleh mendedahkan data peribadi jika terdapat keperluan untuk berbuat demikian dari segi undang-undang, peraturan-peraturan atau dengan niat baik sekiranya perbuatan tersebut adalah perlu untuk:

HST akan menyimpan dan memproses data anda dengan selamat. HST akan berusaha sebagaimana yang praktikal, untuk melaksanakan pentadbiran yang sewajarnya dan perlindungan sekuriti serta prosedur praktikal yang sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berkenaan bagi mengelakkan pemprosesan data peribadi anda secara tidak sah atau menyalahi undang-undang dan kehilangan, penyalahgunaan, pengubahsuaian, perubahan, pemusnahan, atau kerosakan pada data peribadi anda.

HST akan berusaha untuk memastikan bahawa data peribadi tersebut adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan dikemas kini. Anda dengan ini mengakui kepada HST bahawa semua data peribadi yang dibekalkan adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Ini adalah hak anda sebagai subjek data untuk mengakses data peribadi anda dan membetul, mengubah, menukar atau menghapus data peribadi anda yang telah anda bekalkan kepada HST sekiranya terdapat data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau bukan data terkini dan untuk urusan ini, anda boleh hubungi HST untuk: –

  1. memastikan sekiranya HST memegang atau menggunakan data peribadi anda dan meminta akses kepada data peribadi anda;
  2. membuat pembetulan dan / atau kemas kini mana-mana data peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap atau bukan terkini;
  3. meminta penerangan tentang polisi dan prosedur berkenaan dengan data peribadi yang telah anda bekalkan kepada HST;
  4. memohon kepada HST untuk menghadkan pemprosesan data peribadi anda, termasuklah data peribadi yang terhad kepada orang yang boleh dikenalpasti melalui maklumat data peribadi anda; atau
  5. memaklumkan kepada HST mengenai penarikan balik kebenaran (sepenuhnya atau sebahagian) yang telah anda berikan kepada HST sebelum ini, permintaan ini tertakluk kepada semua sekatan undang-undang, syarat kontrak dan jangka masa yang munasabah untuk penarikan kebenaran berkenaan,

kecuali jika pematuhan permintaan terhadap akses atau pembetulan tersebut tidak dibenarkan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

Sila ambil perhatian bahawa permohonan/ permintaan anda yang berkaitan dengan perkara di atas hanya akan berkuatkuasa setelah permohonan/ permintaan anda diakui terima oleh HST dan ia tertakluk kepada undang-undang yang berkanaan dan/ atau bayaran yang ditentukan berdasarkan undang-undang perlindungan data semasa. Walaupun anda boleh menarik balik persetujuan/ kebenaran anda terhadap pemprosesan data peribadi, HST masih dibenarkan untuk memproses data peribadi anda dalam keadaan tertentu seperti yang ditetapkan oleh undang-undang.

Untuk sebarang pertanyaan, dan/ atau permintaan berkenaan perkara di atas, sila hubungi HST di:-

E-mel : general@hstaybp.com.my

Melalui surat kepada HST di : No. 37-3, The Boulevard,
Mid Valley City, Lingkaran Syed Putra,
59200 Kuala Lumpur

Jika terdapat sebarang percanggahan atau ketidakselarasan di antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia bagi Notis ini, versi Bahasa Inggeris Notis ini akan diguna pakai untuk percanggahan atau ketidakselarasan tersebut.

HST berhak untuk mengubahsuai, mengemaskini dan/ atau meminda Notis ini pada bila-bila masa tanpa memberi notis kepada anda untuk sebarang perubahan undang-undang dan / atau amalan perniagaan.  Versi notis yang telah dikemas kini akan berkuatkuasa dan menggantikan mana-mana dan semua versi sebelumnya. Oleh itu, kami menggalakkan anda untuk memeriksa versi terkini (jika ada) dengan HST atau dengan melayari laman web HST di https://hstaybp.com.my/. Sekiranya anda masih menggunakan perkhidmatan HST atau melantik HST untuk mewakili anda setelah notis versi terbaru disampaikan, anda adalah dianggap telah menerima dan menyetujui notis yang telah dikemaskini tersebut.

KEBENARAN/ PERSETUJUAN

Saya/ Kami dengan ini mengakui bahawa saya/ kami telah membaca dan memahami notis perlindungan data peribadi ini dan dengan menandatangani notis ini, saya/ kami bersetuju dengan penggunaan data peribadi saya/ kami selaras dengan terma-terma notis ini.